Se acabó el «out of office»
El uso de dispositivos móviles para manejar procesos y flujos documentales está cada vez más extendido en entornos laborales, y aportan una gran flexibilidad a los trabajadores y empresas. En emails anteriores te hemos hablando de Kofax Control Suite y de sus componentes: Equitrac, Output Manager, AutoStore y Business Connect. De esta última solución queremos hablarte, ya que está creada para que las empresas puedan ser más ágiles y productivas e incorporar al trabajo diario documentos que se manejan fuera de la oficina, de una forma automatizada.
Kofax Business Connect, es una aplicación que extiende los procesos documentales a los trabajadores en mobilidad, permite capturar y enviar al momento documentos e imágenes, acceder a archivos en la nube e imprimir documentos de forma segura utilizando un dispositivo móvil Android o iOS compatible.
El trabajo fuera de la oficina puede desempeñarse de manera más eficiente, permitiendo incorporar de inmediato, los documentos que uno maneja, como pude ser una foto captada con un móvil, un archivo adjunto de correo electrónico, un archivo descargado de un servicio alojado en la nube o desde cualquier aplicación móvil.
Beneficios
- Elimina formularios en papel. Al incorporar la documentación que se maneja en dispositivos móviles en el proceso de gestión documental de las empresa, no hay necesidad de buscar, imprimir, transportar y devolver el papel.
- Aumenta la productividad con la firma electrónica. Mantiene el negocio en marcha con firmas capturadas electrónicamente y enviadas desde dispositivos móviles inteligentes. Esto hace posible que los empleados en movilidad obtengan la aprobación o el consentimiento y validar la información con rapidez.
- Ahorra tiempo con la conectividad bidireccional. Reduce el tiempo que los empleado dedican en buscar e ingresar datos en un dispositivo móvil, mediante campos de busqueda sencillos. Devuelve lso valores almacenados en bases de datos que se pueden utilizar para anexar datos en tiempo real.
Además de las funciones ya mencionadas Business Connect ofrece…
- Impresión móvil: iniciar trabajos de impresión desde un teléfono móvil o tableta con protocolos de seguridad para imprimir de forma segura cualquier documento, e el lugar y el momento que se precise.
- Escaneo de código de barras con búsqueda. Leer un código de barra con un dispositivo móvil i completar los campos de formularios electrónicos al instante, con datos precisos extraídos directamente de la base de datos de la empresa.
- Geoetiquetado. Usar las coordenadas del mapa para validar donde se realizó el trabajo o supervisar los empleados revisando el historial de ubicaciones.
- SharePoint. permite explorar, consultar, adjuntar e imprimir documentos de Microsoft SharePoint desde un dispositivo móvil.
- Archivos seguros. Conectar con la red de la empresa desde cualquier lugar para acceder de forma segura a sus archivos y carpetas de red compartidas.