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La digitalización de documentos representa un cambio significativo para el entorno laboral, con una serie de beneficios considerables. Desde la optimización de procesos y la facilitación del acceso a la información hasta la garantía de cumplimiento de regulaciones sobre la conservación y manejo de documentos, la elección de un escáner apropiado puede tener un impacto considerable en la eficiencia y seguridad de las operaciones comerciales. Por lo tanto, encontrar la solución más adecuada a los objetivos y requerimientos específicos de la empresa es fundamental. Antes de tomar una decisión, es crucial evaluar cuidadosamente ciertos aspectos clave relacionados con la selección del escáner adecuado.
Adaptar el escáner a las necesidades del trabajo diario
En primer lugar, es esencial evaluar la rapidez de escaneo. ¿Cuál es el volumen de documentos que demanda digitalización? Si la rutina laboral implica escanear una gran cantidad de documentos, la elección más acertada sería un escáner de alta velocidad, evitando así demoras en los procesos de trabajo. En esta línea, también resulta crucial considerar la funcionalidad de escaneo dúplex, que permite digitalizar documentos a doble cara en una sola pasada, además de optar por un alimentador automático de documentos, elementos que agilizarán de manera considerable la digitalización.
Por otro lado, el entorno de trabajo también desempeña un rol relevante. ¿Cuántos usuarios necesitarán utilizar el escáner? Si múltiples personas requieren acceso al dispositivo, sería recomendable seleccionar un escáner que se integre fácilmente en la red y permita compartirlo. Asimismo, si el trabajo no se limita a una ubicación fija o implica desplazamientos frecuentes, contar con un escáner portátil y liviano simplificará en gran medida la gestión documental diaria.
¿Cómo son los documentos que vamos a escanear?
Los formatos y tamaños de los documentos que requieren ser escaneados son otro aspecto relevante. En primer lugar, es necesario determinar si se trabajará mayoritariamente con documentos de tamaño estándar o si también será necesario escanear documentos más pequeños, como tickets o tarjetas. Resulta fundamental asegurarse de que el escáner seleccionado sea compatible con los diversos tipos de documentos que se manejan.
Además, la resolución juega un papel crucial para garantizar una calidad óptima en los documentos digitalizados. Es esencial evaluar el nivel de detalle y claridad requeridos en los documentos y buscar un escáner que ofrezca la resolución adecuada para cumplir con los estándares de calidad del negocio.
Para tener una idea más visual de todos estos aspectos a tener en cuenta al adquirir un escáner, te los mostramos en esta infografía: