Cómo optimizar la gestión de documentos en el sector hotelero
La acelerada transformación digital del sector hotelero es imprescindible para su recuperación tras la crisis que sufrió el sector como consecuencia de la pandemia. Hoy en día en un sector en donde la presencialidad es fundamental, como en el sector hotelero o retail, ahora se valore cada vez más el hecho de ofrecer una experiencia online óptima, donde la convivencia de ambos mundos es esencial en estos días para poder garantizar la continuidad del negocio. Es por esta razón que las soluciones avanzadas, como el contactless, las llaves digitales o el self check-in y el check-out online, se han convertido parte del sector.
Por supuesto, todos estos cambios han incrementado las tareas administrativas de los hoteles, pues cada vez los clientes son más exigentes, lo que debe traducirse en procesos administrativos más eficientes, que no requieran de una inversión innecesaria de tiempo del personal del hotel, que debería centrar su tiempo en la atención al cliente durante su estancia en el hotel.
Una vez más, la tecnología juega un papel primordial para que la transformación digital en el sector hotelero sea una realidad, con un proceso asequible y rentable. Es así como con la implementación de estas tecnologías las soluciones de impresión, digitalización y etiquetado para el sector hotelero se han convertido en el aliado perfecto para que los hoteles puedan agilizar sus tareas administrativas tanto en la recepción como en la oficina.
Transformación digital en hoteles
La experiencia de los clientes en los hoteles empieza cuando acuden a la recepción para realizar el registro, experiencia que debería ser los más rápida posible para que el cliente pueda ir a su habitación a disfrutar de su estancia. Implementar un escáner o una multifunción en este proceso es la respuesta para que este sea más ágil y sin larga espera para los clientes. Esta solución permitirá la copia o escaneado de documentación del cliente, impresión de facturas o digitalización de consentimientos, son tareas muy habituales que, si están accesibles y actualizadas favorecen el buen ritmo de la atención.
Es fundamental que los equipos que dan soporte a la actividad principal estén funcionando correctamente y es dónde los servicios gestionados de impresión pueden ser una gran ayuda. Tener contratado un servicio que se encargue de la gestión de la impresión permite que el personal del hotel se centre en su actividad principal y en lo que es realmente importante – sus clientes – en vez de dedicar tiempo a la compra de consumibles o solventar problemas técnicos, entre otros.
Por otro lado, se podría facilitar la estancia a los clientes cuando tengan la necesidad de imprimir algún documento cuando están en el hotel, como su tarjeta de embarque o la presentación para una reunión de trabajo. Por eso, los hoteles necesitan una solución que venga equipada de herramientas que permitan imprimir documentos de los huéspedes de forma segura.
Tampoco debemos olvidar que decenas de personas pasan por un hotel cada día, lo que implica que elementos como las conexiones eléctricas, las salidas de emergencia, etc., deban estar correctamente señalizadas. Es aquí donde entra en juego una impresora de etiquetas, ya que producen etiquetas personalizadas, duraderas y de elevada calidad para superar cualquier reto de identificación.
La implementación de estas soluciones en los hoteles es una inversión en la correcta tecnología que impulsará al sector a alcanzar la recuperación. Esto es porque se adaptará con mayor rapidez a los cambios que se están dando en la sociedad. Además, dado al nivel de exigencia mayor par parte de los clientes es clave optimizar los procesos administrativos, y dando una buena experiencia a los clientes.