¿Por qué la gestión eficiente de documentos es clave para el sector legal?
La transformación digital ha hecho que las empresas tengan que adaptarse a la nueva normalidad y subirse al carro de la digitalición. Tendemos a pensar que en los despachos profesionales, especialmente los del sector legal, siguen llenos de pilas de papel, pues el hecho de que aún dependan mucho de los documentos físicos y de cumplimentar archivos a mano hace que la modernización de sus procesos resulte difícil.
Sin embargo, los bufetes de abogados están confiando cada vez más en la tecnología. Aquí incluimos algunos de los problemas a los que se enfrentan, así como las soluciones que están implementando para ser más eficientes, productivos y eficaces.
1. Acceder a los documentos en cualquier momento lugar
En los despachos necesitan tener un fácil acceso a sus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar para de esta manera ser más eficaces. De hecho, a consecuencia de la pandemia, la irrupción del teletrabajo forzó a que las empresas garantice prioritariamente el acceso de todos sus empleados de una manera abrupta.
De esta manera, es clave contar con escáneres que permitan escanear, digitalizar y almacenar todos los documentos para facilitar el acceso a los empleados autorizados, y que estos puedan verlos rápida y fácilmente desde cualquier lugar. Y es que la digitalización no es solo una solución rápida a un problema concreto de los bufetes de abogados, sino que ofrece una oportunidad a más largo plazo para adoptar una auténtica transformación con beneficios tangibles.
Actualmente, las tareas que antes demandaban muchas horas de trabajo, como la gestión de contratos o precedentes jurídicos, pueden completarse rápidamente, mejorando la productividad de los despachos y aún así conservar la fiabilidad al acceso a la información.
2. Automatizar los flujos de trabajo para optimizar la gestión de documentos
Sin embargo, el contar con una digitalización que les permita acceder a los archivos de forma eficiente, es solo una parte del proceso. Manejan principalmente información confidencial, por lo que la seguridad y la precisión de la red corporativa es su máxima prioridad.
La automatización del proceso de escaneado y la implementación de la gestión segura de documentos es la respuesta para garantizar que los documentos no se pierden y no lleguen a las manos equivocadas al evitar los riesgos de cometer errores humanos.
Las soluciones documentales a través de código de barras son uno de los primeros pasos en la gestión segura de documentos de una empresa, ya que, mediante la lectura un código de barras o un código QR en la página, proporcionan a los escáneres la capacidad de reconocer cuál es el contenido de la página y qué hacer con ella.
Una vez escaneado el documento marcado, automáticamente procesa el documento para su archivo y se envía al destinatario o a la carpeta de red a través de una red segura, evitando documentos extraviados.
Recurrir a tecnologías como la Inteligencia Artificial también hace que, una vez escaneados y etiquetados, los documentos pasen a formar parte de un circuito de trabajo automatizado, almacenándose en el archivo o base de datos adecuados, sin necesidad de asignación manual.
La adaptación a esta nueva forma de transferir información se está demandando cada vez más, y ofrece una oportunidad que todavía no están aprovechando las empresas para las que el envío de documentos debe ser confidencial, como las compañías del sector jurídico o las instituciones sanitarias.
Además de la gestión segura de documentos, esta nueva forma de transferir información ofrece una doble ventaja a las empresas, pues representa un enfoque eficiente para agilizar los procesos de una compañía, ya que, una vez que se ha creado la infraestructura, entra en juego la modularidad, permitiendo añadir vías adicionales a nuevos puntos de contacto, y adaptándose a las necesidades del negocio, independientemente de su tamaño.
3. ¿Cómo implantar una solución de gestión documenta segura?
Realizar cualquier cambio significativo en la forma de trabajar de una empresa puede parecer un reto enorme. Sin embargo, lo que el sector legal ha demostrado es que, aunque esos cambios han irrumpido en su forma de trabajar de la noche a la mañana, han aportado claras ventajas a largo plazo.
Aún así hay que tener en cuenta que cada empresa es un mundo, lo que significa que es fundamental desarrollar una solución a medida que se adapte perfectamente a la infraestructura existente de la empresa. Además, es importante trabajar con los socios tecnológicos adecuados y nutrirse de sus conocimientos para alcanzar el éxito empresarial.
En definitiva, una solución de escaneado y gestión documental eficaz y segura no solo garantiza que las empresas puedan trabajar de forma más productiva, sino que también puede proporcionar la agilidad necesaria para adaptarse a cualquier forma de trabajo de forma rápida y satisfactoria, convirtiéndose en un negocio preparado para el presente y para el futuro.