Cómo optimizar la compra de equipos tecnológicos en entornos híbridos
El drástico cambio debido a la aceleración de la transformación digital y la apresurada adaptación a los nuevos procesos de trabajo ha hecho que todos nos enfrentemos a un nuevo panorama empresarial. Es por ello que en este blog compartiremos algunos datos de un estudio elaborado a partir de la experiencia de teletrabajo que pymes de toda Europa han tenido antes durante la pandemia.
Antes de la pandemia, el 58% de los encuestados trabajaba en la oficina a tiempo completo, mientras que el 36,5% tenía un modelo híbrido o sólo trabajaba desde casa. La pandemia lo ha cambiado todo. Ahora, el 21% trabaja en la oficina y el 73% desempeña sus tareas desde casa a tiempo completo o compaginando trabajo presencial y teletrabajo.
Este nuevo mundo del trabajo híbrido hace que los responsables de compras tengan ciertas dudas: ¿quién es el responsable de abastecer, comprar, gestionar y mantener los equipos que necesitan sus empleados para hacer su trabajo de forma eficaz y productiva?
¿Quién es el responsable de las compras de Tecnologías de la Información (TI)?
Según el Marco del Acuerdo de la UE las empresas deben encargarse de proporcionar, instalar y mantener los equipos de que los empleados utilizan en el trabajo remoto. Sin embargo, sólo el 25% de las empresas lo han hecho.
Por este motivo más de tres cuartas partes de los empleados que trabajan en remoto utilizan impresoras adquiridas por ellos mismos.
Gestionar las compras de los equipos
Presentar las compras de los equipos como gastos derivados del teletrabajo hace que exista el riesgo de que se genere disparidad entre los equipos puesto que es probable que unas máquinas de adapten mejor que otras a ciertas tareas.
El hecho de que los empleados que trabajan en casa adquieran los equipos que necesitan, sin tener en cuenta la política de compras de su empresa, hace que nos planteemos quién asume el coste y controla los volúmenes de impresión y los pedidos de consumibles. La compra descentralizada de equipos y consumibles como gastos derivados del teletrabajo se suma a la carga administrativa de la empresa, al igual que ocurre con los costes y riesgos que son producto del mal funcionamiento o del mantenimiento de los equipos.
¿Cómo pueden las empresas optimizar sus procesos de compra?
Controlar la adquisición de equipos tecnológicos
Presentar las compras de los equipos como gastos derivados del teletrabajo hace que exista el riesgo de que algunos hayan gastado lo mínimo necesario para realizar el trabajo. Pero también habrá varios empleados -tanto en casa como en la oficina- que utilicen equipos que han comprado a través de los canales habituales de compras de soluciones tecnológicas.
Las empresas han de evaluar qué equipos utiliza su personal y considerar como deben tomar las decisiones de compra de estos equipos para todos los trabajadores, independientemente de su ubicación. Por esta razón, es necesario apostar por una política estratégica de compras para instalar, supervisar y gestionar los dispositivos de forma remota. Y para facilitar la descentralización de la gestión existen los Servicios Gestionados de Impresión.
Los Servicios Gestionados de Impresión optimizan las compras de soluciones de Tecnologías de la Información (TI)
Un programa de Servicios Gestionados de Impresión puede facilitar y rentabilizar la adquisición de los equipos. Ya que, además de gestionar los presupuestos y los recursos en las diversas ubicaciones y en una gama diversa de equipos, este programa aporta coherencia y transparencia al supervisar todas las impresoras del parque de impresión – independientemente del lugar en el que estén ubicadas –, optimizando la infraestructura de impresión para mantener los índices de calidad y seguridad.
Además, reduce los gastos derivados del teletrabajo, ya que responde a las alertas automáticas de sustitución de consumibles, y envía los cartuchos cuando se necesitan, ya sea a la oficina o directamente al domicilio del empleado que está trabajando en casa.